EU:n yleinen tietosuoja-asetus (679/2016), art. 12.
1. Rekisterinpitäjä
Kehittämisyhdistys Kalakukko ry, Isoharjantie 6, 71800 Siilinjärvi
Puh. 040 510 3258, Puh. 040 519 6046, toimisto@kalakukkory.fi
2. Rekisteriasioista vastaava yhteyshenkilö
Jaana Paananen, Isoharjantie 6, 71800 Siilinjärvi
Puh. 040 510 3258, toimisto@kalakukkory.fi
3. Tietosuojasta vastaava yhteyshenkilö
Jaana Paananen, Isoharjantie 6, 71800 Siilinjärvi
Puh. 040 510 3258, toimisto@kalakukkory.fi
4. Rekisterin nimi
Kehittämisyhdistys Kalakukko ry:n jäsenrekisteri, uutiskirjetilaajien ja kyselyvastaajien rekisteri.
5. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja oikeusperuste
Kehittämisyhdistys Kalakukko ry:n jäsenrekisteri. Rekisterin tietojen avulla tiedotetaan jäseniä yhdistyksen toiminnasta ja Leader-toiminnasta, postitetaan jäsentiedotteet sekä laskutetaan jäsenmaksut. Jäsenten määrän hallinta on päätöksenteon pohjatieto (vuosikokouksessa äänestysoikeus jäsenillä). Jäsenrekisterissä oleville lähetetään myös laajemmalle jakelulle menevät sähköiset uutiskirjeet. Oikeusperuste: Yhdistyslaki 26.5.1989/503, 11 §.
Uutiskirjeen tilaajien rekisteri. Verkkosivukävijä voi halutessaan tilata Kalakukon uutiskirjeen sivuilla olevalla lomakkeella. Uutiskirjeessä olevan linkin kautta tilaaja voi itse muokata tietojaan tai poistua uutiskirjeen tilaajista.
Kyselyvastaajien rekisteri. Kalakukko ry:n kyselyyn vastaaja voi halutessaan antaa yhteystietonsa, jotta häneen voidaan olla yhteydessä kyselyn jatkotoimenpiteiden, hankkeen tai kyläyhdistysten toimintaan liittyen kyselyn luonteesta riippuen.
6. Rekisterin tietosisältö
Rekisteri sisältää pääsääntöisesti jäsenen nimen, yhteisöjäsenien osalta yhteyshenkilön nimen, puhelinnumeron, postiosoitteen ja sähköpostiosoitteen. Joidenkin jäsenten osalta rekisterissä ei ole sähköpostitietoa ja joidenkin osalta ei ole postiosoitetietoa tai puhelinnumeroa.
Uutiskirjeen tilaajien rekisteriin käyttäjä antaa itse nimensä, sähköpostiosoitteensa ja halutessaan puhelinnumeronsa. Nimitieto ja sähköpostiosoite tallennetaan MailChimpin palveluun, josta uutiskirjeet lähetetään tilaajille. Puhelinnumero tallennetaan vain Kalakukon omaan uutiskirjerekisteriin.
Kyselyvastaajien rekisteriin vastaaja antaa itse nimensä, sähköpostiosoitteensa ja/tai puhelinnumeronsa sekä muut mahdolliset vastaajan itsensä antamat tiedot.
7. Säännönmukaiset tietolähteet
Jäseneksi hakemiset puhelimitse, sähköpostitse, kirjallisesti tai kotisivujen kautta sähköisellä lomakkeella tai jäsenmaksun maksamisen yhteydessä annetut tiedot. Yhdistyksen hallitus hyväksyy jäseneksi hakemisen jälkeen.
Uutiskirjeen tilaaja antaa itse tietonsa Kalakukon verkkosivuilla tilatessaan uutiskirjeen. Nimi ja sähköpostiosoite tallennetaan MailChimpin palveluun, josta uutiskirje lähetetään.
Kyselyvastaajien rekisteriin tiedot saadaan vastaajilta itseltään.
8. Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Jäsenrekisteristä ja uutiskirjeen tilaajien rekisteristä ei luovuteta tietoja ulkopuolisille tahoille.
Kyselyiden vastaajien rekisteristä tietoja voidaan luovuttaa vastaajan valitseman alueen kyläyhdistykselle tai muulle vastaavalle toimijalle toimijalle .
9. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen puolelle
Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
10. Henkilötietojen säilytysaika
Rekisteriin kerättyjä tietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista suhteessa niihin alkuperäisiin tai yhteensopiviin tarkoituksiin, joihin henkilötiedot on kerätty. Rekisteriin tallennetut henkilötiedot poistetaan, kun niiden käsittelylle ei ole enää laillista perustetta tai ko. henkilön sitä pyytäessä.
11. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus, eheys ja käytettävyys varmistetaan asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Jäsenrekisteristä otetaan tuloste vuosittain vuosikokouksen äänestystä ja läsnäolojen todentamista varten sekä jäsenmaksujen seurantaa varten. Tulosteet säilytetään toimistolla lukittujen ovien takana. Toimistotiloihin on pääsy toimiston henkilökunnalla, toimiston vuokraajaorganisaation edustajalla sekä siivoojalla. Sähköisiin tiedostoihin on pääsy vain Kalakukko ry:n henkilökunnalla ja it-tukihenkilöllä (DataGroup Kuopio).
Kalakukolla on oma, salasanalla suojattu käyttäjätunnus MailChimp-palveluun. MailChimp on SSL-suojattu.
12. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyn tietojen tarkastusoikeus, oikeus tietojen korjaamiseen ja poistamiseen, oikeus tietojen käsittelyn rajoittamiseen ja tietojen siirto-oikeus määräytyvät EU:n tietosuoja-asetuksen artiklojen 15–22 ja henkilötietolain 6 luvun mukaan.
13. Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Tarkastuspyynnön voi esittää sähköpostilla, postitse tai puhelimitse. Tietoja tarkastusoikeuden nojalla pyytävä voi esittää tarkastuspyynnön myös henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona. Tällöin tulee valmistautua todistamaan henkilöllisyytensä, sillä rekisterinpitäjä saa antaa tiedot vain rekisteröidylle itselleen. Puhelimitse esitettyyn tarkastuspyyntöön vastaus lähetetään sähköpostitse tai kirjallisesti postitse, riippuen kumpi tieto jäsenrekisterissämme on tietojen pyytäjästä. Yksilöity tarkastus- tai oikaisupyyntö tehdään toimittamalla kirjallinen pyyntö rekisterinpitäjälle toimisto@kalakukkory.fi
14. Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos
- rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden;
- käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista;
- rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
15. Oikeus peruuttaa suostumus
Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa sähköisen jäsentiedotteen tilaaminen uutiskirjeen peruuttamistoiminnan kautta, joka näkyy sähköisen jäsentiedotteen lopussa. Paperisen jäsentiedotteen peruuttaminen tapahtuu yhteydenotolla rekisterinpitäjään. Tietojen poistamisesta jäsenrekisteristä tulee tehdä pyyntö rekisterinpitäjälle, kuten edellä on selostettu.
16. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä. Valvontaviranomaisena toimii Tietosuojavaltuutetun toimisto, jonka yhteystiedot ovat osoitteessa www.tietosuoja.fi.
